핵심부터

1. 내 카드로 결제했다고 Schedule C 비용이 되는 것은 아니다

직원이 employer의 프로젝트에 필요한 물건을 개인 신용카드로 결제했다고 해보겠습니다.

카드는 개인 카드입니다.

돈도 직원이 먼저 냈습니다.

하지만 그렇다고 그 비용이 직원 개인 business의 expense가 되는 것은 아닙니다.

W-2 employee로서 일을 수행하다 발생한 비용이라면 employee business expense입니다.

이 구분이 중요한 이유는 self-employed business expenses와 employee business expenses에 같은 federal tax rules가 적용되지 않기 때문입니다.

Self-employed taxpayer라면 ordinary and necessary business expenses를 Schedule C에서 deduct할 수 있는 경우가 있습니다.

하지만 일반 W-2 직원이 개인 카드로 먼저 결제했다는 이유만으로 unreimbursed job expense를 Schedule C에 넣을 수는 없습니다.

누가 먼저 결제했는가 ≠ 누구의 business에서 발생한 비용인가

Deduction을 보기 전에 먼저 구분해야 할 문제입니다.

2. W-2 직원에게는 deduction보다 reimbursement가 먼저다

직원에게는 legitimate business expense를 employer에게 reimbursement받는 것이 보통 더 깔끔한 결과입니다.

Accountable plan으로 인정받으려면 일반적으로 세 가지 기본 요건을 충족해야 합니다.

1. 비용이 employee의 업무와 business connection이 있어야 합니다.
2. 직원이 reasonable period 안에 비용을 적절하게 substantiate해야 합니다.
3. Advance나 reimbursement가 실제 비용보다 많았다면 excess amount를 reasonable period 안에 employer에게 돌려줘야 합니다.

이 요건을 충족하면 reimbursement는 일반적으로 wages로 처리되지 않고 federal income-tax withholding이나 employment taxes의 대상도 되지 않습니다.

IRS — Publication 463

이건 deduction을 받는 것과는 다릅니다.

Deduction은 직원이 비용을 부담한 상태에서 taxable income을 일부 줄여주는 것입니다.

Proper reimbursement는 직원이 업무를 위해 먼저 쓴 돈 자체를 돌려받는 것입니다.

Reimbursement ≠ deduction

$1를 reimbursement받으면 $1가 다시 직원에게 돌아옵니다.

$1 deduction이 $1의 tax를 줄여주는 것은 아닙니다.

게다가 대부분의 W-2 직원에게는 federal deduction 자체가 허용되지 않습니다.

3. Reimbursement 신청을 놓쳤다고 deduction이 생기지는 않는다

Daisy의 경우에는 이 구분이 특히 중요합니다.

회사에 reimbursement 절차가 있는데 직원이 receipt 제출을 깜빡했다고 해보겠습니다.

그렇다고 employer expense가 개인 tax-planning opportunity로 바뀌는 것은 아닙니다.

IRS guidance는 employee가 employer로부터 reimbursement받을 권리가 있었는데도 claim하지 않은 경우, 그 unclaimed reimbursement에 해당하는 expense를 deduction으로 claim할 수 없다고 설명합니다.

IRS — Publication 463

순서는 이렇게 보는 게 좋습니다.

Employer reimbursement 대상이다
→ expense를 제출한다.

제출하는 것을 깜빡했다
→ 그것만으로 tax deduction이 생기지는 않는다.

실제로 reimbursement되지 않는 비용이다
→ 그다음 federal 또는 state deduction이 가능한지 확인한다.

Available reimbursement ≠ optional deduction

W-2 직원에게는 reimbursement 절차가 먼저입니다.

4. 실제로 reimbursement되지 않은 비용도 federal deduction은 제한적이다

2025년에는 대부분의 일반 W-2 직원이 실제로 reimbursement받지 못한 employee business expenses도 federal에서 deduct할 수 없었습니다.

Miscellaneous itemized deductions subject to the 2% floor에 대한 federal suspension 때문에 일반적인 employee deduction이 막혀 있었기 때문입니다.

Federal Form 2106은 일반적으로 다음과 같은 일부 직원에게만 사용할 수 있었습니다.

• Armed Forces reservists
• qualified performing artists
• fee-basis state or local government officials
• impairment-related work expenses가 있는 employees

IRS — Publication 463

일반 W-2 interior designer인 Daisy가 프로젝트를 위해 꼭 필요한 비용을 지출했다고 해서 이 category 중 하나가 되는 것은 아닙니다.

여기서 또 하나의 중요한 구분이 생깁니다.

업무에 필요했다 ≠ 직원이 federal에서 deduct할 수 있다

비용이 실제로 발생했을 수 있습니다.

Receipt도 있을 수 있습니다.

Employer가 그 비용의 benefit을 받았을 수도 있습니다.

그래도 federal deduction은 $0일 수 있습니다.

5. Business mileage와 commuting은 다르다

Mileage도 자주 헷갈리는 부분입니다.

2025년 business use에 적용되는 federal standard mileage rate는:

mile당 70¢

였습니다.

IRS — 2025 Instructions for Form 2106

하지만 먼저 그 mileage가 business mileage인지 판단해야 합니다.

업무 중 한 workplace에서 다른 workplace로 이동하는 것은 일반적으로 business transportation이 될 수 있습니다.

Client를 만나러 가거나 regular workplace 밖의 business meeting에 가는 경우도 요건에 따라 business transportation이 될 수 있습니다.

반면 집과 regular workplace 사이의 일반적인 출퇴근은 보통 commuting입니다.

IRS — Publication 463

Daisy 같은 일을 예로 들면:

Office → client house
→ business transportation이 될 수 있습니다.

Client house → showroom
→ business transportation이 될 수 있습니다.

Showroom → vendor
→ business transportation이 될 수 있습니다.

Home → regular office
→ 일반적으로 commuting입니다.

Business driving ≠ commuting

Standard mileage rate가 있다고 해서 개인적인 출퇴근 mileage가 business mileage로 바뀌는 것은 아닙니다.

Reimbursement를 받으려면 employer의 policy와 substantiation requirements도 중요합니다.

Mileage record에는 일반적으로 날짜, 이동한 miles, business purpose 등을 남겨두는 것이 좋습니다.

IRS — Publication 463

6. Taxable allowance와 tax-free reimbursement는 다르다

Employer가 “expense allowance”라는 이름으로 돈을 지급한다고 해서 모두 tax-free reimbursement가 되는 것은 아닙니다.

Nonaccountable plan에 따른 지급액은 일반적으로 wages로 처리됩니다.

예를 들어 직원이 expense를 substantiate할 필요가 없거나, 실제 비용보다 많이 받은 advance를 돌려줄 필요가 없는 arrangement라면 nonaccountable plan이 될 수 있습니다.

IRS — Publication 15

두 상황은 같은 결과가 아닙니다.

Employer가 accountable plan에 따라 qualifying expense를 제대로 reimbursement
→ 일반적으로 taxable wages가 아닙니다.

Employer가 nonaccountable plan에 따라 allowance 지급
→ 일반적으로 taxable wages입니다.

일반 W-2 직원에게 두 번째 결과는 특히 불리할 수 있습니다.

Employer에게 받은 돈은 taxable wages가 될 수 있는데, 관련 employee expense는 federal deduction을 만들지 못할 수 있기 때문입니다.

Payment에 무엇이라는 이름을 붙였는지가 중요한 것은 아닙니다.

실제로 reimbursement arrangement가 어떻게 운영되는지가 중요합니다.

7. California에서는 세금 결과가 달라질 수 있다

California는 federal의 miscellaneous itemized deduction suspension을 따르지 않았습니다.

2025 California return에서는 일정한 qualifying unreimbursed employee expenses를 California law에 따른 Form 2106 calculation을 이용해 Schedule CA에 반영할 수 있었습니다.

California FTB — 2025 Schedule CA Instructions

이 비용에는 다음 floor가 적용됩니다.

Federal AGI의 2%

예를 들어 federal AGI가:

$100,000

이라면 2%는:

$2,000

입니다.

Taxpayer에게 2% floor의 적용을 받는 qualifying miscellaneous itemized deductions가:

$3,500

있다면, 2% floor를 적용한 뒤 남는 금액은:

$1,500

입니다.

그다음 나머지 California itemized-deduction rules를 적용해야 합니다. 2025 Schedule CA에서도 federal AGI를 기준으로 이 계산을 하도록 되어 있습니다.

California FTB — 2025 Schedule CA Instructions

그리고 이것은 여전히 itemized deduction입니다.

Unreimbursed expense가 있다는 사실만으로 California tax benefit이 자동으로 생기는 것은 아닙니다.

Federal에서 standard deduction을 사용했더라도 California에서는 별도로 itemizing하는 것이 더 유리한지 계산할 수 있습니다.

California FTB — 2025 Schedule CA Instructions

그래서:

Federal deduction이 없다 ≠ California deduction도 없다

하지만 California deduction 가능성이 있다고 해서 받을 수 있는 employer reimbursement를 일부러 포기하는 것이 tax planning이 되는 것은 아닙니다.

먼저 reimbursement 여부를 확인합니다.

그 뒤 실제로 남은 unreimbursed expense에 California tax rules를 적용하는 것이 순서입니다.

8. California에서는 tax보다 employer reimbursement 문제가 먼저일 수 있다

Daisy가 프로젝트 비용을 곧바로 자신의 개인 비용이라고 생각하면 안 되는 이유가 하나 더 있습니다.

California Labor Code Section 2802는 일반적으로 employee가 업무를 수행하면서 직접적으로 발생한 necessary expenditures 또는 losses를 employer가 reimburse하도록 요구합니다.

California Department of Industrial Relations도 employee가 업무 수행의 직접적인 결과로 발생시킨 business expenses에 대해 reimbursement를 받을 수 있다고 설명합니다.

California DIR — Deductions FAQ

물론 특정 비용이 실제로 이 규정에 해당하는지는 구체적인 사실에 따라 달라집니다.

하지만 중요한 구분은 이것입니다.

Federal tax law가:

“이 비용은 deduct할 수 없습니다.”

라고 한다고 해서 반드시:

“그러니 직원이 자기 돈으로 부담해야 합니다.”

라는 뜻은 아닙니다.

서로 다른 질문입니다.

하나는 tax 문제입니다.

다른 하나는 employer reimbursement 문제일 수 있습니다.

9. Receipt은 tax season 전부터 중요하다

업무비용 기록은 tax return을 준비할 때보다 훨씬 전부터 중요합니다.

비용의 종류에 따라 다음과 같은 기록이 필요할 수 있습니다.

Receipt과 invoice.

비용이 발생한 날짜.

관련 project 또는 client.

Business purpose.

Mileage record.

Parking 또는 toll 기록.

Reimbursement를 언제 신청하고 언제 받았는지 보여주는 기록.

Accountable plan에서는 적절한 substantiation 자체가 기본 요건 중 하나입니다.

IRS guidance도 해당 비용의 amount, time, place, business purpose 등을 입증할 수 있는 기록을 요구합니다.

IRS — Publication 463

Daisy에게 필요한 과정은 tax terminology보다 훨씬 단순합니다.

Receipt을 보관합니다.

어느 project 비용인지 적어둡니다.

Expense report를 제출합니다.

Reimbursement record를 보관합니다.

좋은 기록은 tax treatment를 확인하는 데 도움이 됩니다.

그보다 더 중요한 것은 회사의 비용이 조용히 직원 개인의 비용으로 남는 것을 막아준다는 점입니다.

10. 2025년과 2026년에는 무엇이 달라졌을까?

일반 W-2 직원에게 federal 결과가 더 좋아진 것은 아닙니다.

2025년에는 miscellaneous itemized deductions에 대한 federal suspension 때문에 대부분의 일반 employee가 unreimbursed employee business expenses를 deduct할 수 없었습니다.

원래 이 suspension은 2025년 이후 종료될 예정이었습니다.

하지만 Public Law 119-21이 이를 바꿨습니다.

Section 70110은 기존의 2025년 expiration을 없애고, qualifying educator expenses에 대한 새로운 treatment를 제외하면 2025년 이후에도 federal disallowance가 계속 적용되도록 했습니다.

Public Law 119-21 — GovInfo

그래서 일반 W-2 직원의 경우:

2025
→ 대부분의 unreimbursed employee business expenses는 federal에서 deductible하지 않았습니다.

2026
→ 기본 결과는 그대로이고, 기존에 예정되어 있던 expiration은 사라졌습니다.

California는 이 2026 federal change에 conform하지 않았습니다.

FTB도 P.L. 119-21 Section 70110에 대해 California가 conform하지 않는다고 명시하고 있습니다.

California FTB — Summary of Federal Income Tax Changes

따라서 Federal과 California의 차이는 계속 중요합니다.

W-2 직원에게 employer reimbursement 절차는 오히려 더 중요해졌습니다.

Federal employee deduction이 다시 돌아오기를 기다리는 것은 더 이상 planning strategy가 아닙니다.

자주 하는 오해

“회사에서 꼭 필요한 비용이었으니 제가 deduct할 수 있죠.”

반드시 그렇지는 않습니다. 실제 업무비용이어도 일반 W-2 직원에게 federal deduction이 허용되지 않을 수 있습니다.

“제 개인 카드로 결제했으니 Schedule C에 넣으면 되죠.”

아닙니다. 어떤 카드로 결제했는지가 employment expense인지 self-employment expense인지를 결정하지 않습니다.

“Receipt 제출을 깜빡했으니 이제 unreimbursed deduction으로 처리하면 되죠.”

반드시 그렇지는 않습니다. Employer reimbursement가 가능했는데 claim하지 않은 것만으로 federal deduction이 생기지는 않습니다.

“회사에서 reimbursement받았으니 taxable income이겠네요.”

반드시 그렇지는 않습니다. Accountable plan 요건을 충족한 reimbursement는 일반적으로 wages로 처리되지 않습니다.

“일 때문에 운전했으면 전부 business mileage 아닌가요?”

아닙니다. Business transportation과 commuting은 다릅니다.

“Federal에서 deduction이 없으면 California에서도 없는 거죠.”

반드시 그렇지는 않습니다. California에는 qualifying unreimbursed employee expenses에 대한 별도의 rules가 있습니다.

“Deduct할 수 없다면 결국 제가 내야 하는 비용이네요.”

반드시 그렇지는 않습니다. California에서는 업무 수행의 직접적인 결과로 발생한 necessary expense에 대해 employer reimbursement 문제가 별도로 생길 수 있습니다.

핵심 정리

W-2 직원의 업무비용은 네 가지 질문을 따로 봐야 합니다.

1. Employer의 business를 위해 발생한 비용인가?
2. Employer reimbursement를 받을 수 있는 비용인가?
3. 실제로 reimbursement를 받았는가?
4. 정말 unreimbursed expense로 남았다면 federal 또는 state deduction이 가능한가?

Daisy가 모든 project receipt을 tax deduction으로 바꿀 필요는 없습니다.

더 중요한 질문은 그 project 비용이 애초에 Daisy의 개인 지출로 남아 있어야 했는지입니다.

참고자료

Employee Business Expenses와 Reimbursement

IRS — Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
Accountable/nonaccountable plan, employee reimbursement, mileage, transportation과 commuting, substantiation, 그리고 받을 수 있었던 reimbursement를 claim하지 않은 경우의 rule을 설명합니다.
IRS — Publication 463

IRS — 2025 Instructions for Form 2106, Employee Business Expenses
Federal Form 2106을 사용할 수 있는 제한된 employee categories와 2025 business mileage rate를 설명합니다.
IRS — 2025 Instructions for Form 2106

Accountable Plan

IRS — Publication 15, Employer’s Tax Guide
Accountable plan의 세 가지 기본 요건과 accountable/nonaccountable reimbursement의 payroll-tax treatment를 설명합니다.
IRS — Publication 15

2026 Federal Law

Public Law 119-21, Section 70110
2025년 이후 federal miscellaneous itemized deduction disallowance가 계속 적용되도록 한 current-law change를 확인할 수 있습니다.
Public Law 119-21 — GovInfo

California

California FTB — 2025 Schedule CA (540) Instructions
California의 nonconformity와 qualifying unreimbursed employee expenses의 처리 방법을 설명합니다.
California FTB — 2025 Schedule CA Instructions

California FTB — 2025 Schedule CA (540)
Unreimbursed employee expenses, federal AGI의 2% 계산, California itemized-deduction calculation을 확인할 수 있습니다.
California FTB — 2025 Schedule CA

California FTB — Summary of Federal Income Tax Changes
P.L. 119-21 Section 70110에 California가 conform하지 않는다는 점을 확인할 수 있습니다.
California FTB — Summary of Federal Income Tax Changes

California Employer Reimbursement

California Department of Industrial Relations — Deductions FAQ
Employee가 업무 수행의 직접적인 결과로 부담한 business expenses에 대한 California employer reimbursement rule을 설명합니다.
California DIR — Deductions FAQ

이 세법이 등장하는 에피소드

에피소드 10 — Daisy의 차례

Daisy가 기다려왔던 종류의 프로젝트를 맡게 됩니다.

Newport Beach renovation을 이끌면서 parking, mileage, samples, delivery 같은 project expenses도 Daisy의 손을 거쳐가기 시작합니다.

하지만 “업무 때문에 쓴 돈”과 “내 tax return에서 deduct할 수 있는 돈”은 같은 말이 아닙니다.

때로는 deduction보다 먼저 물어야 할 질문이 있습니다.

그 비용이 애초에 Daisy의 개인 비용으로 남아 있어야 했는지입니다.

에피소드 10 — Daisy의 차례 읽기 →